Líderes eficazes não perdem tempo, muito menos em reuniões. Você provavelmente já teve algum tipo de experiência desestimulante em reuniões ou conhece alguém que já teve. O que o líder deve fazer em uma reunião para que seja produtiva?
Qual o propósito de uma reunião?
Primeiramente, devemos entender "por que fazer uma reunião?". A resposta é simples: o objetivo de uma reunião sempre será tomar decisões.
Esta é a única pauta que deve existir em qualquer reunião. Comentários, piadas, críticas ou ideias mirabolantes que surgirem e que não colaboram para a tomada de decisão, representam tempo desperdiçado. E um líder produtivo deve usar bem o seu tempo e o de sua equipe.
Como ter uma reunião eficiente?
Uma vez que aprendemos que o propósito da reunião é tomar decisões, então o líder precisa ter o menor número de pessoas possíveis presente. Convidar participantes por gentileza ou por causa do cargo é um erro. Quanto mais gente, maior a dificuldade para tomar as decisões e maior será o tempo gasto.
Reuniões produtivas devem ser rápidas. Na maioria dos casos, entre 15 e 30 minutos será tempo suficiente para tomar uma decisão.
Por exemplo: se cada reunião durar 20 minutos, em média, um gestor poderia fazer até 24 reuniões num único dia, tomando várias decisões e liberando o caminho para que a equipe faça o trabalho o mais rápido possível.
Reuniões trimestrais podem durar mais, talvez algumas horas, porque serão apresentados resultados de um longo período para que, por fim, sejam tomadas as decisões que podem guiar o próximo trimestre.
Mas e a famosa reunião de brainstorming? Essa reunião para promover as “tempestades de ideias” é válida e muito importante, principalmente nos departamentos de Marketing e P&D (Pesquisa e Desenvolvimento), pois estão relacionados a criatividade.
Contudo, o sucesso não está na quantidade de boas ideias que se produz, mas na capacidade de execução das poucas ideias que serão implementadas a médio e longo prazo. Já imaginou se fizéssemos um brainstorming a cada semana e mudássemos de ideia? Jamais realizaríamos algo substancial. Uma reunião de brainstorming por ano é o suficiente.
Outra questão que deve ser pontuada é a reunião externa, aquela que é feita fora da empresa. Para fins de aumentar a produtividade, elas devem ser evitadas.
Reuniões externas custam dinheiro, tempo de deslocamento, afastam funcionários valiosos das atividades rotineiras e podem transmitir aos demais colaboradores que ficam no local de trabalho o sentimento de que eles são irrelevantes.
Portanto, dê preferência ao local de trabalho para as reuniões que envolvam o dia a dia da empresa.
Obviamente, reuniões de negócios com clientes podem ser a exceção dessa regra. Nesse caso, realizar a reunião num bom restaurante pode ser um jeito inteligente de ganhar a simpatia (e o contrato!) do cliente.
O que não pode faltar numa reunião?
Toda reunião precisa ter uma ata. A ata é o documento em que serão anotados os compromissos de cada membro participante, as melhorias sugeridas, os resultados esperados e as definições das metas.
Uma reunião sem uma ata é apenas uma conversa com boas intenções, mas sem potencial de atitudes práticas. Cuidado para não cometer esse erro primário!
Qual a frequência ideal para uma reunião?
Diariamente é muito, mensalmente é pouco. Semanalmente é mais adequado, porque o tempo será suficiente para causar impacto positivo ou corrigir a rota se algo não estiver indo muito bem.
Abaixo, preparamos um checklist para reforçar o aprendizado e auxiliar para que suas próximas reuniões sejam ainda melhores!
Checklist da Reunião Produtiva
Para ter uma reunião realmente eficaz, siga os passos abaixo:
- Comece a reunião explicnado o propósito de reunir todos ali, ou seja, tomar decisões;
- Verifique os resultados de toda a equipe envolvida;
- Confira os compromissos que os participantes assumiram na reunião anterior e quais foram os resultados;
- Anote todos os relatos na ata da reunião;
- Peça para cada participante assumir novos compromissos que gerem resultados até a próxima reunião;
- Ajude na tomada de decisões;
- Agradeça a participação de todos e finalize a reunião.
Seguindo esses 7 passos, você conseguirá ajudar a equipe a tomar decisões, liberar o fluxo de trabalho que depende de suas decisões, conferir se os responsáveis compreenderam o seu papel e se estão gerando resultados. Concluindo, tudo isso serve para que o líder tome ou ajude outros a tomarem decisões eficientes para a empresa durante os próximos dias até a reunião seguinte.
Exemplo de reunião produtiva na prática
Agora que você entendeu toda a teoria por trás de uma reunião altamente eficaz, vamos criar um exemplo prático para ilustrar como seria uma reunião produtiva que segue tudo o que ensinamos por aqui.
Líder (com animação): Bom dia, pessoal!
Equipe (refletindo a animação do líder): Bom dia!
Líder: O propósito desta reunião é tomar decisões para alcançarmos as metas deste mês. Vejamos o placar de nossos resultados até este momento. Vamos começar com o relato do Fernando (Supervisor de Vendas).
Fernando (Supervisor de Vendas): Na semana passada, assumimos o compromisso de implementar algumas ações que elevassem o número de visitas de clientes. Nossa meta era elevar as 100 visitas semanais para 150. Conseguimos subir para 148 visitas. As prospecções nas redes sociais funcionaram muito bem.
Líder: Parabéns, Fernando! Você está no caminho certo. O que pretende fazer nos próximos 7 dias para elevar esse resultado?
Fernando (Supervisor de Vendas): Foi uma semana de aprendizado. Vimos que dá bastante trabalho produzir conteúdo nas redes sociais, por isso acredito que um treinamento de duas horas com a equipe durante essa semana irá corrigir os erros e, com isso, poderemos produzir 2 vezes mais conteúdos, o que nos daria a possibilidade de 185 visitas por semana. Já realizei um treinamento de fechamento de vendas para aumentar nossa conversão também. Estamos com 77% e nos próximos 7 dias vamos para 85%.
Líder: Você acredita que o treinamento foi suficiente para mudar a perspectiva do vendedor e assim aumentar mais 8% nas conversões?
Fernando (Supervisor de Vendas): Sim, na verdade tenho dois vendedores que estão abaixo da média e estão puxando os resultados para baixo. Não quero demití-los, pois acredito no potencial deles. Mas, excluindo o resultado deles, teríamos 86% de conversão e bateríamos a meta. Reforcei isso no treinamento e vamos trabalhar duro essa semana.
Líder: Ok. Treinamento de duas horas, produzir 2 vezes mais conteúdos, realizar 185 visitas e 85% de conversão de vendas. Certo?
Fernando (Supervisor de Vendas): Isso mesmo!
Líder: Agora é a sua vez, Carla.
Carla (Supervisora Comercial): Meus compromissos foram…
Conclusão
Tão importante quanto saber o que fazer em uma reunião, é saber o que não deve ser feito. Evite convocar uma reunião para discutir, deliberar, palpitar ou qualquer outro motivo.
Sempre faça as reuniões para tomar decisões com poucas pessoas, de maneira rápida, objetiva e semanalmente. Esse é um dos segredos do verdadeiro líder.
Caso tenha gostado dessas dicas, compartilhe em suas redes sociais ou com sua equipe, nos ajude a formar líderes melhores!
Por: Bruno Papi